¿Qué es la gestión de información?

La gestión de información en actividades relacionadas a la acción integral contra minas antipersonal, debe ser vista como un recurso meritorio y estratégico para la toma y consolidación de las decisiones, teniendo en cuenta que la información debe estar enmarcada en una visión estructurada y encaminada al logro efectivo, eficiente y eficaz de las metas, objetivos y resultados de las instancias de la acción contra minas u otra organización.

En este sentido, podemos entender que la gestión de información debe ser concebida como un proceso que involucra actividades de: tareas de recolección, almacenamiento, tratamiento depuración y reporte de datos, provenientes por diferentes fuentes que gestionan el acceso sobre la misma, se establece entonces, como una DISCIPLINA TRANSVERSAL, que entrelaza todas la capas o tejidos de una organización.

Como todo proceso, es necesario realizar un estudio previo de las necesidades de información, lo cual permitirá determinar con exactitud que información se necesita para apoyar las decisiones, lograr la estandarización de los conceptos y el escalonamiento del ciclo de gestión de información, este ultimo será la herramienta para poder estructurar el éxito de la misma, un ciclo permite obtener información sobre los resultados obtenidos, e introducir modificaciones a lo largo de su aplicación. Ante todo, es contar con un plan estratégico en el que se indique el modo en que se utilizarán los recursos para atender las futuras necesidades en materia de información.

Al organizar y coordinar las actividades de gestión de la información en su ciclo, es preciso tomar en consideración las políticas y el horizonte del que hacer, por cuanto es importante definir las fuentes, los métodos para la recopilación de datos, la sistematización y uso de la herramienta tecnológica y ello surtir un proceso de aprobación.

Por último, los datos que no se utilizan ni difunden no son útiles. La pertinencia, la actualidad y la precisión son los tres principios que deben orientar la utilización y recopilación de la información.

Ciclo de gestión de información

Planificación de la gestión de la información Recopilación de datos: fuentes Recopilación de datos: métodos Recopilación de datos: pruebas Supervisión de la recopilación de datos Conservación de los datos Utilización de los datos Difusión de los datos

Estrategia de descentralización de información

El objetivo central de la gestión de información en torno a cualquier problemática es generar conocimiento profundo y sistemático tanto de la situación como de todas aquellas acciones para contribuir a su solución, de tal manera que permitan generar los análisis correspondientes para apoyar la toma de decisiones en cuanto a futuras acciones así como apoyo a la generación o modificación de políticas. En este sentido, la información se convierte en la memoria de la problemática.

La gestión de información se refiere a la recolección, verificación, registro, validación, procesamiento y manejo de información necesaria a partir de una o más fuentes y su distribución a uno o más usuarios que tienen interés o derecho a esa información. En este sentido la gestión de información apoya el cumplimiento de las obligaciones del PAICMA en lo estipulado en la ley 759 de 2002 y el Decreto 2150 de 2007, en cuanto a:

• Mantener la base del Sistema de Información de Acción Contra Minas, encargándose de recopilar, sistematizar, centralizar y actualizar toda la información sobre el tema (Función numeral 6 artículo 2, decreto 2150 de 2007)
• Servir de fuente para la toma de decisiones de acuerdo con la información recolectada sobre los programas de prevención, señalización, elaboración de mapas, remoción de minas y atención a víctimas (Función numeral 7 artículo 2, decreto 2150 de 2007)
• Centralizar la información de todas las organizaciones que desarrollen actividades relativas a minas y consolidar todos los datos que estas recolecten mediante las actividades que desarrollen (Función numeral 8 artículo 2, decreto 2150 de 2007)

Es por lo anterior que desde el año 2005 el Programa Presidencial para la Acción contra Minas (PAICMA) viene trabajando en el diseño, planeación y puesta en marcha de la estrategia de descentralización de la gestión de información (EDGI), la cual tiene como meta la consolidación de un único sistema de información para la acción contra minas antipersonal, en donde el objetivo primordial es el fortalecimiento de la capacidad humana y técnica para gestionar información desde el terreno hacia las estructuras centrales del orden sectorial, regional o nacional, en donde la tarea primordial es la transferencia de conocimientos, herramientas y buenas practicas en cumplimiento de la meta propuesta.

Como herramientas que soportan la EDGI a la fecha se cuenta con:

• Glosario Básico Nacional de Términos de la Acción contra Minas (actualizado a marzo de 2012
• kit de formularios de recolección de información
• Sistema de gestión de información Nueva Generación de la Acción Integral Contra Minas Antipersonal (IMSMANG, por sus siglas en inglés
• Mesa Nacional y Departamentales de Gestión de Información

Recolección y digitalización de información en terreno

Con el propósito de optimizar la recolección de información en terreno en el marco de la acción contra minas, el Centro Internacional de Desminado Humanitario de Ginebra (GICHD, por sus siglas en inglés) ha desarrollado un aplicativo extensible del sistema de Gestión de Información Nueva Generación de la Acción Integral Contra Minas Antipersonal (IMSMANG, por sus siglas en inglés).

Dicho aplicativo, denominado IMSMA Remoto, es una herramienta extensible de IMSMANG, la cual se puede usar en cualquier computador que cuente sistema operativo Windows y un navegador. Su función es registrar información en terreno (insitu) en los formularios digitales establecidos en IMSMANG, que una vez diligenciados pueden ser fácilmente exportados y enviados por correo electrónico u otro medio, permitiendo agilizar los procesos de transferencia de la información del terreno al centro regional/institucional/nacional de consolidación de la información.

El uso de esta herramienta permite minimizar los errores y vacíos de recolección de información en terreno, en donde lo ideal es que se recolecte la información inicialmente en papel en donde se verifica para luego ser digitalizada en el formulario electrónico de IMSMA Remoto, es importante anotar que estos formularios cuentan con los parámetros y dominios estándares que permiten categorizar y sistematizar la información adecuada.